ビジネス文書

ビジネス文書の基本と心得

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ビジネス文書 
 
ビジネスにおいては、文書が大きな役割を果たします。
 
口頭での申し渡しだけでは正確さを欠く事項、記録して保存すべき内容、対外的なあいさつなどは
すべて書面にすることによって、後々のトラブルの発生を防ぎます。
 
ところが、文書を書くのが苦手で、手紙はおろか年賀状一枚書くのも気が重くてしょうがない、
という人は決して少なくありません。
ましてやビジネス文書なんてとても・・・と思うことでしょう。
 
でも、心配は無用です。
最初は誰でも手こずりますが、慣れてしまえばなんということはありません。
なぜならビジネス文書には決まった型があるからです。
 
あいさつ文にはあいさつ文の、礼状には礼状の基本文型があり、それにあてはめることにより、
誰にでも簡単に立派な文書が書けるようになるのです。
プライベートの手紙のように、自分の感情や主張を盛り込んだり、構成や文章表現にこだわる
必要はありません。
むしろ、そうしてはならないのです。
 
ビジネス文書の目的は、用件を相手に正確に伝えることにあります。
要点を絞って、短いセンテンスで、礼儀を踏まえて書けばそれでよし。
 
類型的であることは、ビジネス文書においてはむしろ長所となります。
ビジネス文書には、企業間でやりとりされる社外文書と、社内連絡のために使われる社内文書が
あります。
 
 
■ 社内文書
 
ひと口に社内文書といっても、報告書、稟議書、企画書、依頼書、始末書、掲示文、進退伺いなど
さまざまな種類があります。
 
しかし、基本フォーマットは一つと考えて差し支えありません。
いずれも用件を簡潔・正確に、ムダを省いて伝えることに重点を置きます。
 
 
〜一つの用件につき一枚の用紙を使う〜
 

社内文書の基本は横書きです。
 
一枚の用紙には一つの用件のみ書きます。
用件が二つあれば二枚の用紙に別々に記します。
 
 
〜いきなり用件からはじめる〜
 
社内文書ですから、礼儀より効率を重んじます。
時候のあいさつや前文は省略し、いきなり用件から書き始めます。
 
 
〜敬語は不要〜
 
「お願いします」「ご参加ください」といった丁寧語は使いますが、通常、「いらっしゃる」「おっしゃる」
といった敬語は使いません。
 
 
〜個人名は入れず部署名のみを記す場合も〜
 
所属する部署から発信する文書には、発信者や受信者欄には個人名を書かずに、
単に「総務部」「経理課」などと部署名を記します。
 
ただし、担当者名が必要な場合は、この限りではありません。
 
 
■ 社外文書
 
人事異動があったときや、転勤の辞令を受けたとき、退職するときなどには、お世話になった
取引先担当者に対してあいさつ状・礼状を書きます。
 
礼儀を重んじる文書なので、前文・末文を省略することなく、基本フォーマットにならって
格調高く記します。
 
 
〜出す時期に注意する〜
 
配置転換・転勤して数週間たってから通知するのは、先方に失礼に当たります。
動く前、あるいは直後に届くように通知するのが礼儀です。
 
 
〜タテ書きが正式〜
 
最近は横書きが増えていますが、格式を重んじる手紙はタテ書きにするのが正式です。
 
 
〜格調ある文体で〜
 
よそよそしくなるからと、あえて文体を平易にする必要はありません。
あいさつ状・礼状は襟を正して書く文書です。
型どおりでも、格調ある文体を用いるのがマナーです。
 
 
〜印刷物の場合、ひと言直筆で添える〜

 
大量に通知する場合は印刷文字になります。
この場合も、できたら直筆でひと言添えましょう。
あなたの誠意や感謝の気持ちが伝わり、相手に好印象を与えます。
 
 
 
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