訪問と来訪

訪問と来訪の基本と心得

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訪問と来訪 

人のお宅におじゃましたり、自宅に人を招くときに暗黙のルールがあるように、顧客を訪問するときや、
取引先の来訪を受けるときなども、わきまえておくべきルールやマナーがあります。
 
 
■ 訪問前にはアポを取る
 
客先を訪問するときは、あらかじめ電話で先方の都合を確認し、訪問日時の約束をとってから
出かけます。
 
訪問の前に必ずアポをとるのはビジネスマナーの大原則。
 
「近くまで来たのでちょっとあいさつを」といったケースを除けば、アポなしの訪問は
マナー違反になります。
 
アポをとるときは訪問の目的と同行者を告げることを忘れてはなりません。
来意をはっきり伝えておかなかったために先方の受け入れ体制も不十分で、商談のつもりが
ただの雑談に終始してしまうケースがままあります。
 
そして最も重要なのは、なるべく早めに電話を入れることです。
 
アポとりのタイミングは、相手との関係や用件によって左右されるため一概にはいえませんが、
常識的には希望日の一週間〜十日前が妥当といわれています。
なお、日時の決定は、あくまでも受け手である相手の都合を優先して決めるのが礼儀です。
 
 
■ 約束の時間に遅れそうなときは?
 
時間に正確なことが一つの信用の目安となるビジネスマンにとって、約束の時間に
遅れることほどつらいものはありません。
 
遅れる理由はいろいろあるでしょうが、相手にとっては遅刻は遅刻ですから、
弁解の余地はありません。
遅れそうだと思ったら、すぐその場で電話連絡を入れることです。
 
約束の時間を過ぎてから電話を入れても意味はありません。
少なくとも15分前には遅れる旨を伝え、何時ごろに着けるかを報告しましょう。
 
電話するのが気がひけるようなら、会社に電話して庶務の女性に代わって連絡を
いれてもらうのも一つの方法です。
 
そして、先方に着いたら遅れた理由をくどくど弁解せず、「遅くなりまして大変失礼いたしました」と
非礼をお詫びし、すぐに用件に入りましょう。
 
先方には次のアポが控えているはずです。
遅れた分だけ自分の持ち時間を消費してしまったという自覚が必要です。
 
 
■ 荷物の置き場所は?
 
取引先を訪問した際、手荷物はどこに置けばいいのか、脱いだコートや上着はどうするか、など
ふだん会社にいるときはまったく気にかけない細かなことが、訪問先では気にかかります。
 
こうしたビジネスマンとしての基本的な常識を知らないと、あなただけではなく会社も恥を
かくことになります。
 
バッグや手荷物は、ソファーに置いたり、テーブルの上に載せないようにします。
コートや上着は、応接室にコート掛けがあったとしても、先方から勧められるまでは
勝手に掛けないように。
靴は、会社によっては専用のスリッパに履き替えるところもあります。
傘は、床を濡らさないよう配慮することが第一。傘立てがない場合は、受付の人にどうすればいいか
尋ねましょう。
 
 
■ お見送り
 
用件を終えた来訪者をどこまでお見送りすればいいのか、ちょっと悩むところです。
 
相手にもよりますが、一般的にはエレベーターの前まで、応接室が一階にある場合は
正面玄関ホールまで見送るのが礼儀とされています。
 
応接室や会議室を出る際には来訪者と一度あいさつを交わします。
しかし、ここでサヨナラするわけにはいきません。
不案内な来客のために、エレベーターホールまで案内することになります。
 
手順としては、来訪者の代わりにエレベーターのボタンを押します。
ドアが開いて相手が乗り込んだら、ドアが閉まるのに合わせてお辞儀をしつつ見送ります。
 
なお、会社から駅まで距離がある場合は、タクシーが必要かどうかを確認することも大切です。
来客がお得意先の重役や株主などの場合は、エレベーター前まででは不十分です。
必ず玄関口までご案内し、車が走り出すのをお辞儀して見送るのが正式な対応になります。
 
 
 
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